Klanten
Klantgroepen
Deel klanten in groepen in. Zo kun je snel filteren en zie je in een oogopslag welke klanten in dezelfde groep horen.
Klantenlijst
Al je klanten overzichtelijk op een plek en snel te doorzoeken. Geen losse Excel bestanden meer, maar een centrale plek voor al je klantinformatie.
Klantgegevens
Sla contactgegevens en bedrijfsinformatie per klant op. Zo heb je alle informatie direct bij de hand voor een volgende aanvraag.
Klanthistorie
Bekijk alle offertes en facturen van een klant in één overzicht. Handig als een klant belt en je snel wil weten wat er eerder besteld is.
Notities
Voeg interne notities toe aan een klant voor jezelf of je collega’s. Denk aan afspraken, voorkeuren of bijzonderheden die je niet wil vergeten.
Klantenportaal
Interesse in een klantenportaal? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Producten
Productgroepen
Deel je producten in groepen in. Zo houd je je assortiment overzichtelijk en zie je hoeveel omzet een bepaalde groep genereert.
Productafbeelding
Voeg een afbeelding toe aan een product, zodat deze zichtbaar is op een offerte of factuur. Een duidelijke foto helpt klanten sneller een keuze maken.
Voorraadbeheer
Houd bij hoeveel stuks je van elk product hebt en wat er beschikbaar is. Zo voorkom je dubbele boekingen en weet je altijd wat je kunt verhuren.
Productvarianten
Sommige producten zijn beschikbaar in meerdere uitvoeringen, zoals verschillende maten of kleuren. Stel varianten in per product zodat klanten de juiste keuze kunnen maken en voor jou duidelijk is wat je moet leveren.
Productomschrijving
Voeg een omschrijving toe aan elk product. Deze omschrijving kan zo lang worden als jij wilt. Zo weten klanten precies wat ze huren en hoef jij minder vragen te beantwoorden.
Planning & Agenda
Kalenderoverzicht
Bekijk al je boekingen in een dag-, week- of maandoverzicht. Filter op de weergave die voor jou het beste werkt en houd zo altijd grip op je planning.
Weekplanning
Bekijk per week welke boekingen er zijn, of het om bezorging of afhaal gaat en of een order al betaald is. Vanuit de weekplanning open je direct de pakbonnen voor de hele week, zodat je snel klaar bent voor vertrek.
Taken
Taken aanmaken
Maak taken aan voor alles wat er geregeld moet worden rondom een order of klant. Zo vergeet je niets en houd je overzicht over wat er nog op de planning staat.
Taken toewijzen aan collega’s
Wijs een taak toe aan een collega zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Zo werk je efficiënt samen zonder dat er dingen tussen wal en schip vallen.
Deadline instellen
Stel een deadline in per taak zodat duidelijk is wanneer iets af moet zijn. Handig om prioriteiten te stellen en ervoor te zorgen dat niets te laat wordt opgepakt.
Overzicht van alle taken
Bekijk in één overzicht alle openstaande en afgeronde taken. Zo weet je altijd waar je staat en wat er nog gedaan moet worden.
Taak koppelen aan order of klant
Koppel een taak aan een specifieke order of klant zodat de context altijd duidelijk is. Zo hoef je niet te zoeken naar waar een taak bij hoort.
Offertes
Offerte aanmaken
Maak snel en eenvoudig een offerte aan voor een klant. Voeg producten toe, stel een prijs in en verstuur direct per e-mail.
Offerte laten ondertekenen door klant
Stuur de offerte digitaal naar je klant en laat deze online ondertekenen. Handig en professioneel, zonder gedoe met papier of losse handtekeningen.
Overzicht van offertes
Bekijk de status van al je offertes in één overzicht. Zie in één oogopslag welke offertes nog openstaan, geaccepteerd zijn of verlopen zijn.
Geldigheidsperiode instellen
Stel in hoe lang een offerte geldig is. Zo weet je klant precies wanneer de aanbieding verloopt en hoef jij niet handmatig bij te houden welke offertes nog actueel zijn.
Eigen logo op offerte
Voeg je eigen logo toe aan offertes voor een professionele uitstraling. Zo ziet elke offerte er verzorgd uit en herkenbaar als die van jouw bedrijf.
Overzicht van handelingen
Zie precies wanneer een offerte is aangemaakt, verzonden en bekeken door de klant.
Facturen
Factuur aanmaken
Maak eenvoudig een factuur aan voor een klant. Voeg de juiste producten en bedragen toe en verstuur direct per e-mail.
Betalingsherinnering
Stuur een betalingsherinnering naar de klant als een factuur nog niet betaald is.
Online betalen
Klanten kunnen facturen direct online betalen via iDEAL, Bancontact, Creditcard of een andere gekozen betaalmethode. Snel en gemakkelijk voor zowel jou als je klant.
Deelbetaling of aanbetaling
Laat klanten een aanbetaling doen of de factuur in delen betalen. Handig voor grotere orders waarbij je niet alles vooraf wil factureren.
Eigen logo op factuur
Voeg je eigen logo toe aan facturen voor een professionele en herkenbare uitstraling. Zo zien al je documenten er consistent en verzorgd uit.
Activiteitenlog per factuur
Zie precies wanneer een factuur is aangemaakt, verzonden en bekeken door de klant. Zo weet je altijd wat de status is.
Pakbonnen
Genereer automatisch een pakbon bij een order. Handig bij bezorging of afhaal, zodat altijd duidelijk is wat er meegaat en er niets vergeten wordt.
Factuur omzetten vanuit offerte
Zet een geaccepteerde offerte met één klik om naar een factuur. Zo hoef je niets over te typen en voorkom je fouten in het facturatieproces.
Communicatie
Offerte versturen per e-mail
Stuur een offerte direct vanuit Offsys naar je klant. Zo hoef je niet te schakelen tussen verschillende programma’s en is alles op één plek terug te vinden.
Factuur versturen per e-mail
Stuur facturen direct vanuit Offsys naar je klant. Ook bijlagen kunnen gemakkelijk toegevoegd worden zodat niks vergeten wordt.
E-mails versturen via eigen mailserver
Verstuur e-mails via je eigen mailserver zodat uitgaande berichten automatisch terugkomen in je verzonden items in Outlook of een andere e-mailclient. Zo heb jij en je collega’s altijd een volledig overzicht van wat er naar je klanten is verstuurd.
E-mails in eigen huisstijl
Stel je e-mails in met je eigen logo en huisstijl zodat elke communicatie er verzorgd en herkenbaar uitziet. Zo maak je een professionele indruk bij elke klant.
Rapporten
Omzetoverzicht per maand
Bekijk per maand hoeveel omzet je hebt gedraaid. Zo houd je eenvoudig bij hoe je bedrijf presteert en zie je snel of je op koers ligt.
Overzicht van openstaande facturen
Zie in één oogopslag welke facturen nog niet betaald zijn. Zo weet je altijd wat er nog binnen moet komen en kun je tijdig actie ondernemen.
Overzicht per klant
Bekijk per klant hoeveel omzet er is gegenereerd en welke orders er zijn geweest. Handig om te zien welke klanten het meest waardevol zijn voor je bedrijf.
Populaire bezorglocaties
Zie welke locaties het vaakst terugkomen in je boekingen. Handig om patronen te ontdekken en je planning of bezorgroutes beter af te stemmen.
Statistieken
Krijg inzicht in het aantal offertes, facturen en de gemiddelde omzet per factuur. Zo heb je altijd een actueel beeld van hoe je bedrijf draait zonder zelf te hoeven rekenen.
Integraties
Koppeling met boekhoudpakket
Koppel Offsys aan je boekhoudpakket zodat facturen en betalingen automatisch worden gesynchroniseerd. Zo hoef je niets handmatig over te zetten en voorkom je fouten in je administratie.
Koppeling met betaalprovider
Koppel Offsys aan een betaalprovider zodat klanten direct online kunnen betalen. Snel, veilig en zonder gedoe met handmatige betalingsverwerking.
Offsys API
Koppel Offsys aan je eigen website of andere software via de beschikbare API. Zo kun je Offsys naadloos integreren in je bestaande werkwijze.
Koppeling op maat
Heb je een specifieke koppeling nodig die er nog niet is? We denken graag met je mee en bouwen een oplossing die past bij jouw situatie.