Algemene voorwaarden Offsys
Versie: 14 november 2024
Artikel 1 – Algemeen
1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van Offsys, gevestigd te Veghel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 17176188.
1.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
1.3 Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.
Artikel 2 – Proefperiode
2.1 Na registratie ontvangt de Klant toegang tot Offsys voor een proefperiode van 14 dagen.
2.2 Tijdens de proefperiode zijn alle functionaliteiten beschikbaar zonder kosten.
2.3 De proefperiode wordt niet automatisch omgezet in een betaald abonnement. Aan het einde van de proefperiode neemt Offsys contact op met de Klant om de mogelijkheden te bespreken.
2.4 Offsys behoudt zich het recht voor de proefperiode te beëindigen of te wijzigen.
Artikel 3 – Abonnement en betaling
3.1 Na afloop van de proefperiode kan de Klant kiezen voor een betaald abonnement. De tarieven worden vermeld op de website van Offsys.
3.2 Betaling geschiedt vooraf per maand, per kwartaal of jaar, tenzij anders overeengekomen.
3.3 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim. Offsys behoudt zich het recht voor de toegang tot Offsys op te schorten.
3.4 Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
Artikel 4 – Gebruik van de software
4.1 Offsys verleent de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om Offsys te gebruiken gedurende de looptijd van de overeenkomst.
4.2 Het is de Klant niet toegestaan om:
- Offsys te sublicentiëren, verkopen of anderszins ter beschikking te stellen aan derden;
- de software te reverse engineeren, decompileren of disassembleren;
- Offsys te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden.
4.3 De Klant is verantwoordelijk voor het gebruik van Offsys door zijn medewerkers en gebruikers.
Artikel 5 – Beschikbaarheid en onderhoud
5.1 Offsys streeft naar een beschikbaarheid van Offsys van minimaal 99% per maand, gemeten op maandbasis.
5.2 Offsys is gerechtigd Offsys (tijdelijk) buiten gebruik te stellen voor onderhoud. Offsys zal dit waar mogelijk van tevoren aankondigen.
5.3 Offsys is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van tijdelijke onbeschikbaarheid.
Artikel 6 – Gegevens en privacy
6.1 De Klant blijft eigenaar van alle gegevens die hij invoert in Offsys.
6.2 Offsys verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
6.3 Op de verwerking van persoonsgegevens is de privacyverklaring van Offsys van toepassing, te raadplegen via https://www.offsys.nl/privacy.
6.4 Offsys treedt op als verwerker van de persoonsgegevens die de Klant invoert. De voorwaarden voor deze verwerking zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst, die onderdeel uitmaakt van de overeenkomst.
Artikel 7 – Aansprakelijkheid en overmacht
7.1 De aansprakelijkheid van Offsys is beperkt tot directe schade en bedraagt maximaal het bedrag dat de Klant in de afgelopen drie maanden heeft betaald voor Offsys.
7.2 Offsys is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of verlies van gegevens.
7.3 Je vrijwaart Offsys voor aanspraken van derden.
7.4 In geval van overmacht is Offsys niet gehouden schade te vergoeden. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: internetstoringen, storingen bij licentiegevers/leveranciers, aanvallen op systemen (DDoS-aanvallen), stroomstoringen, oorlog, stakingen, brand en overstromingen.
Artikel 8 – Duur en beëindiging
8.1 De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van het gekozen abonnement en wordt automatisch verlengd, tenzij de Klant uiterlijk 30 dagen voor het einde van de abonnementsperiode opzegt.
8.2 Beide partijen kunnen de overeenkomst per direct beëindigen indien de andere partij in verzuim is en dit verzuim niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld.
8.3 Na beëindiging van de overeenkomst heeft de Klant gedurende 30 dagen de mogelijkheid om zijn gegevens te exporteren. Daarna worden de gegevens verwijderd.
Artikel 9 – Wijzigingen
9.1 Offsys behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd via e-mail.
9.2 Indien de Klant niet akkoord gaat met de wijzigingen, heeft hij het recht de overeenkomst te beëindigen per de datum waarop de wijzigingen ingaan.
Artikel 10 – Toepasselijk recht en geschillen
10.1 Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
10.2 Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in de rechtbank Oost-Brabant, locatie ‘s-Hertogenbosch.
Bijlage 1 – Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de overeenkomst tussen Offsys en de Klant en is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die Offsys uitvoert in het kader van de dienstverlening.
Artikel 1 – Algemeen
1.1. Als definities worden gebruikt die overeenkomen met de definities in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), hebben deze definities dezelfde betekenis.
1.2 Offsys treedt op als verwerker in de zin van de AVG en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Klant en conform diens instructies.
1.3 Offsys verwerkt geen persoonsgegevens voor eigen doeleinden, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Artikel 2 – Doeleinden van de verwerking
2.1 Offsys verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Het beschikbaar stellen en onderhouden van Offsys;
- Het verwerken van facturen en klantgegevens namens de Klant;
- Het verlenen van technische ondersteuning.
2.2 De categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt betreffen onder meer:
- Naam- en adresgegevens van de klanten van de Klant;
- Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
- Financiële gegevens (factuurbedragen, betalingsgegevens);
- Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KVK-nummer, btw-nummer).
2.3 De betrokkenen zijn de klanten, contactpersonen en medewerkers van de Klant wiens gegevens worden ingevoerd in Offsys.
Artikel 3 – Verplichtingen van de verwerker
3.1 Offsys verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.
3.2 Offsys zorgt ervoor dat personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht.
3.3 Offsys neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onrechtmatig gebruik of onbevoegde toegang.
3.4 Offsys informeert de Klant zonder onredelijke vertraging, doch uiterlijk binnen 72 uur, over een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die betrekking heeft op de gegevens van de Klant.
Artikel 4 – Subverwerkers
4.1 De Klant geeft Offsys hierbij algemene toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens, op grond van deze Verwerkersovereenkomst, gebruik te maken van subverwerkers met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.
4.2 Offsys maakt gebruik van de volgende subverwerkers voor de uitvoering van de dienstverlening:
- DigitalOcean, LLC – Hosting en opslag van gegevens (server gevestigd in de EU)
- Microsoft Exchange (Microsoft Ireland Operations Ltd.) – E-maildiensten
- Mollie B.V. – Betalingsverwerking
- Google Ireland Ltd. – Websiteanalyse via Google Analytics
- Moneybird B.V. – Boekhouding
- Cloudflare, Inc. – Beveiliging en DDoS-bescherming
- RunCloud – Serverbeheer en serverupdates
4.3 Offsys zal de Klant vooraf informeren over wijzigingen in het gebruik van subverwerkers. De Klant heeft het recht bezwaar te maken tegen de inschakeling van een nieuwe subverwerker.
4.4 Offsys legt aan subverwerkers dezelfde verplichtingen op als die welke in deze verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.
Artikel 5 – Rechten van betrokkenen
5.1 Offsys verleent de Klant medewerking bij het nakomen van verzoeken van betrokkenen met betrekking tot hun rechten onder de AVG, waaronder het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en overdraagbaarheid.
5.2 Offsys stuurt verzoeken van betrokkenen die rechtstreeks bij Offsys worden ingediend, door naar de Klant.
Artikel 6 – Doorgifte buiten de EER
6.1 Offsys verwerkt persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij anders overeengekomen.
6.2 Indien persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de EER, zorgt Offsys ervoor dat dit plaatsvindt op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen conform artikel 46 AVG.
Artikel 7 – Audit en verantwoording
7.1 De Klant heeft het recht om maximaal één keer per jaar een audit uit te laten voeren door een onafhankelijke deskundige derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van de verplichtingen van Offsys die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst. De kosten hiervoor, ook de kosten die Offsys maakt bij de audit, worden door de Klant gedragen.
7.2 Offsys zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en in ieder geval binnen een redelijke termijn beschikbaar stellen.
7.3 De door de Klant geïnitieerde audit vindt niet eerder dan vier (4) weken na aankondiging door de Klant plaats. Partijen zullen in overleg de exacte datum en het tijdstip van de audit vaststellen.
7.4 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de partijen of door partijen gezamenlijk.
Artikel 8 – Verwijdering van gegevens
8.1 Na beëindiging van de overeenkomst heeft de Klant gedurende 30 dagen de mogelijkheid zijn gegevens te exporteren via Offsys.
8.2 Na afloop van deze termijn verwijdert Offsys alle persoonsgegevens van de Klant, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.
8.3 Op verzoek van de Klant bevestigt Offsys schriftelijk dat de gegevens zijn verwijderd.