Verhuur je één of meerdere zalen voor feesten, vergaderingen of evenementen? Met Offsys zie je welke zaal op welke datum nog vrij is, ontvang je aanvragen via je eigen website en zet je iedere aanvraag om in een offerte en factuur.
Alles voor een overzichtelijke zaalverhuur
- Beschikbaarheid per zaal en dagdeel, inclusief op- en afbouwtijd
- Offertes met zaalhuur, catering en extra’s, die je klant online accepteert
- Een aanvraagformulier op je website dat alleen zalen toont die beschikbaar zijn
- Van eerste aanvraag tot factuur
Alles op orde voor je zaalverhuur
Beschikbaarheid per zaal
Verhuur je meerdere zalen, dan wil je voorkomen dat je twee gezelschappen dezelfde ruimte op hetzelfde moment aanbiedt. Offsys toont per zaal en dagdeel wat nog vrij is, zodat je een aanvraag direct kunt bevestigen of doorverwijzen naar een andere zaal.
Planning en dagdelen
Een zaal kan overdag verhuurd zijn voor een vergadering en ’s avonds voor een feest. In de planning zie je welke zalen op een bepaalde dag bezet zijn, van begin- tot eindtijd.
Offertes met extra’s
Zaalhuur bestaat zelden uit alleen de ruimte: catering, aankleding, AV-apparatuur en bediening komen er vaak bij. Zet alles op één offerte met de juiste prijs per onderdeel, die je klant direct online kan bekijken en accepteren.
Van offerte naar factuur
Zodra een offerte is geaccepteerd, zet je deze met één klik om in een factuur. Zo voorkom je dat bedragen of afspraken onderweg wijzigen doordat je alles opnieuw overtypt.
Online aanvragen
Laat geïnteresseerde klanten via je eigen website een aanvraag doen voor een datum en zaal naar keuze. De aanvraag komt automatisch in Offsys binnen en wordt meteen naast je bestaande reserveringen gelegd.
Klantenbeheer
Bedrijven die elk kwartaal vergaderen, of families die elk jaar een feest geven: in het klantenbeheer staan eerdere reserveringen, offertes en afspraken bij elkaar. Zo maak je een nieuwe offerte in een paar minuten.
Eén zaal, meerdere aanvragen per dag
Rond een populaire datum krijg je soms meerdere aanvragen voor dezelfde zaal. Werk je met een agenda of spreadsheet, dan ontdek je een dubbele boeking vaak pas als het te laat is.
Offsys koppelt iedere aanvraag direct aan de juiste zaal en datum. Zo zie je meteen of een tweede aanvraag nog past, of dat je de klant een alternatief moet voorstellen.
Van aanvraag tot factuur
Een aanvraag komt binnen, je stuurt een offerte, de klant accepteert en achteraf moet er nog gefactureerd worden. Doe je dat in losse documenten, dan is de kans op fouten groot.
In Offsys zet je een geaccepteerde offerte met één klik om in een factuur.
Voor zalen en evenementenlocaties
Offsys werkt voor feestzalen, vergaderlocaties, dorpshuizen, sportkantines en evenementenlocaties.
Hi! Ik ben Wesley.
Vraag over Offsys of twijfel je of het past bij jouw bedrijf?
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere zalen apart beheren?
Ja. Je richt elke zaal apart in, met een eigen capaciteit, en ziet per zaal wat de beschikbaarheid is.
Kan ik rekening houden met op- en afbouwtijd tussen twee boekingen?
Ja. Je geeft per zaal aan hoeveel tijd nodig is voor opbouw en afbouw, zodat Offsys deze tijd automatisch vrijhoudt rond een boeking.
Kunnen klanten via mijn website een zaal aanvragen?
Ja. Je klant vult het aantal gasten en de datum in en ziet alleen zalen die vrij en groot genoeg zijn. De aanvraag komt automatisch in Offsys terecht, inclusief datum, zaal en aantal personen.
Kan ik catering en extra's op de offerte zetten?
Ja. Zet zaalhuur, catering, aankleding, AV en bediening op één offerte, elk met een eigen prijs.
Hoe werkt de gratis proefperiode van 14 dagen?
Je krijgt 14 dagen toegang tot alle functies. Je hebt geen betaalmethode nodig en de proefperiode stopt automatisch als je geen betaald abonnement afsluit.
Gecertificeerd door: Trustindex