Een beschikbaarheidskalender op je website
Een bezoeker die op je website ziet dat zijn datum nog vrij is, reserveert eerder dan iemand die eerst moet mailen en een dag op antwoord wacht. Hier lees je welke soorten beschikbaarheidskalenders er zijn en waar je bij verhuur extra op let.
Wat doet een beschikbaarheidskalender?
Een beschikbaarheidskalender laat per datum zien of iets vrij is. Je kent ze van vakantiehuizen en sloepverhuur: een maandoverzicht waarin de bezette dagen grijs of rood zijn. De bezoeker ziet in een oogopslag of zijn weekend nog kan en hoeft niet eerst te vragen.
Dat scheelt jou ook werk. Je krijgt minder vragen over datums die allang weg zijn en de aanvragen die binnenkomen, gaan over dagen waarop je echt iets kunt leveren.
Drie manieren om beschikbaarheid te tonen
Een kalender die je met de hand bijhoudt
Een gedeelde Google Agenda op je site, of een WordPress-plugin waarin je dagen op bezet zet. Het is gratis en snel geregeld. Het nadeel is dat de kalender alleen klopt als iemand hem na elke boeking aanpast. Neemt een collega een telefonische reservering aan en vergeet hij de kalender, dan staat een datum online nog open die al weg is.
Een kalender van een boekingsplugin
Plugins voor reserveringen houden de kalender zelf bij, maar alleen voor boekingen die via de plugin binnenkomen. Alles wat je per mail, telefoon of offerte afspreekt, moet je er alsnog in zetten.
Een kalender die met je administratie is verbonden
Hier komt de beschikbaarheid uit hetzelfde systeem waarin je al je boekingen bijhoudt. Een order die je aan de telefoon aanneemt, is meteen van de website af. Zo voorkom je dubbele boekingen zonder dat je er zelf aan hoeft te denken.
Waarom verhuur anders is dan een vakantiehuis
Een vakantiehuis is bezet of vrij. Bij verhuur van producten ligt dat anders. Heb je twaalf statafels, dan is een zaterdag met acht verhuurde tafels niet vol: er zijn er nog vier. Een kalender die alleen bezet of vrij kent, laat zo omzet liggen of zet een datum ten onrechte open.
Voor een verhuurkalender zijn daarom deze punten belangrijk:
- Beschikbaarheid per aantal. De kalender rekent met hoeveel stuks je hebt en hoeveel er al weg zijn.
- De hele huurperiode. Huurt iemand van vrijdag tot maandag, dan moet het product alle dagen vrij zijn, niet alleen op vrijdag.
- Tijd voor leveren en ophalen. Een tent die je donderdag opbouwt voor een feest op zaterdag, is donderdag al niet meer beschikbaar.
- Gesloten dagen. Op feestdagen of tijdens je vakantie hoort niemand iets te kunnen boeken.
Zo werkt de kalender in Offsys
In de boekingsmodule van Offsys kiest je klant eerst een product en daarna de huurperiode. In de kalender staat onder elke dag een gekleurd bolletje. Groen betekent dat alles vrij is, oranje dat een deel al is verhuurd en rood dat er niets meer beschikbaar is.
april 2026
Heeft je klant een periode gekozen, dan ziet hij hoeveel stuks er voor die hele periode nog vrij zijn. Hij kan nooit meer reserveren dan er is. De beschikbaarheid komt uit dezelfde voorraad als je offertes en telefonische boekingen, dus de kalender loopt nooit achter.
In de instellingen bepaal je hoeveel dagen voor de huurdatum je levert en hoeveel dagen na de retourdatum je ophaalt. Het product is die dagen ook geblokkeerd, maar je klant betaalt alleen de huurdagen. Dagen waarop je dicht bent, zijn niet te kiezen.
Waar zet je de kalender neer?
Bij de meeste verhuurbedrijven werkt de kalender het best op de pagina van het product zelf. Wie op de pagina van je springkussen landt, wil weten of het op zijn datum kan. Kies je liever een datumkiezer bovenaan je homepage, dan filtert de productlijst daarna op wat er die dagen vrij is. Dat kan allebei met dezelfde widget. Lees in een verhuurwebshop maken hoe je de widget op je site plaatst.
