Een offerte maken voor verhuur

Wat er op een verhuurofferte hoort

Een verhuurofferte lijkt op een gewone offerte, maar je klant wil meer weten dan wat het kost. Hij wil weten wanneer het er staat, wanneer het weer weg is en wat er gebeurt als er iets kapotgaat. Zet daarom dit erop:

• De huurperiode. Van welke dag tot welke dag, zodat er geen misverstand is over een weekend of een week.
• Het lever- en ophaalmoment. De dag met een tijdstip of een tijdvak waarin je komt.
• Het adres. Waar je levert en ophaalt, als dat anders is dan het factuuradres.
• De producten. Met aantallen en de prijs voor de hele periode.
• Bijkomende kosten. Bezorgen, opbouwen, afbreken en schoonmaken als losse regels.
• De borg. Hoeveel het is en wanneer de klant hem terugkrijgt.
• Je voorwaarden. Over annuleren, schade en wat de klant zelf moet regelen.
• De geldigheid. Tot wanneer de prijs en de beschikbaarheid gelden.

Zet het levermoment erop

De vraag die verhuurders het vaakst krijgen na een akkoord: hoe laat komen jullie? Je klant plant zijn dag eromheen. Hij wil weten of hij thuis moet zijn, of de tuin vrij moet zijn en of hij de buren moet vragen hun auto te verzetten.

Staat het levermoment al op de offerte, dan weet hij dat voordat hij tekent. Een tijdvak werkt daarbij beter dan een vaste tijd. “Tussen 9:00 en 11:00” geeft jou ruimte voor de rit en je klant weet waar hij aan toe is. Doe hetzelfde voor het ophalen, want ook dan moet er iemand zijn.

Gebruik de opmerkingen voor wat je klant moet regelen. Denk aan een stopcontact binnen vijftien meter, een vlakke ondergrond of een doorgang die breed genoeg is voor je aanhanger. Dat voorkomt verrassingen op de dag zelf.

Snel reageren telt

Wie een aanvraag doet, wacht zelden een week op een antwoord. Een offerte die dezelfde dag binnen is, maakt meer kans dan een betere offerte die drie dagen later komt. Dat lukt alleen als je bij het maken niet hoeft te zoeken.

Kijk eerst of alles beschikbaar is. Een offerte met een tent die al weg is, kost je twee keer: de tijd om hem te maken en het vertrouwen van je klant als je hem moet terugtrekken. Werk daarnaast met vaste staffelprijzen, zodat je niet bij elke offerte opnieuw hoeft te rekenen.

Meer omzet met opties

Op een offerte kun je meer doen dan prijzen noemen. Bied extra producten aan die bij de huur passen, zoals een aggregaat bij het springkussen of verwarming bij de tent. Je klant vinkt zelf aan wat hij erbij wil. Hij voelt zich geholpen en jij hoeft er geen extra mail voor te sturen.

Van offerte naar boeking

Hoe makkelijker het akkoord, hoe sneller de boeking rond is. Laat je klant online accepteren in plaats van een PDF te printen, te tekenen en terug te mailen. Zo weet je ook meteen waar je aan toe bent.

Na het akkoord wil je niets overtypen. De factuur, de pakbon en de planning horen uit dezelfde offerte te komen. Dan staan het levermoment en het adres overal goed, ook op de lijst van de chauffeur.

Een offerte maken in Offsys

In Offsys kies je de producten en de huurperiode. Je ziet bij elke regel meteen of er genoeg beschikbaar is en de prijs voor de periode wordt vanzelf uitgerekend. Bij de huurdatum en de retourdatum vul je een tijd of een tijdvak in, zodat je klant weet wanneer je komt. Je bepaalt zelf of die tijden op de offerte staan.

Je verstuurt de offerte per e-mail met je eigen tekst. Daarin kun je de leverdatum automatisch laten invullen. Je klant opent de offerte via een link, ziet je logo en gegevens en accepteert hem met zijn handtekening. Jij ziet wanneer hij de offerte heeft geopend. Zolang de offerte openstaat, zijn de producten voor hem gereserveerd.

Gaat je klant akkoord, dan zet je de offerte om in een factuur. Alles wat je hebt ingevuld gaat mee. De boeking staat met het levermoment in je planning.