Verhuurplanning bijhouden: zo voorkom je dubbele boekingen

Hoe ontstaat een dubbele boeking?

Bijna nooit doordat iemand slordig is. Meestal komen boekingen via verschillende wegen binnen en kijkt niemand naar het totaal. Dit zijn de bekendste oorzaken:

• Meerdere kanalen. Een klant belt, een ander mailt en een derde boekt via de website. Elk kanaal heeft zijn eigen lijstje.
• Meerdere mensen. Jij zegt aan de telefoon een tent toe, je collega heeft hem een uur eerder per mail beloofd.
• Offertes die nog openstaan. De klant heeft nog niet getekend, dus de tent staat nergens. Twee dagen later zegt hij ja.
• Overlappende periodes. De ene klant huurt van vrijdag tot maandag, de andere vraagt naar zondag. In een agenda zie je die overlap makkelijk over het hoofd.
• Geen tijd tussen twee verhuren. Het springkussen komt om 17:00 terug, maar moet nog droog en schoon voordat het weer weg kan.

Waarom Excel en een agenda tekortschieten

Een agenda is gemaakt voor afspraken. Hij laat zien dat er op zaterdag iets gebeurt, maar niet dat er van je twaalf statafels nog vier vrij zijn. Bij elke nieuwe aanvraag tel je dus zelf: welke boekingen lopen over die dag heen en hoeveel stuks gaan daarin mee?

Excel kan meer, maar rekent ook niet vanzelf met datums. Een product dat drie dagen weg is, moet je op drie dagen invullen. Werk je met meerdere mensen, dan heb je al snel twee versies van hetzelfde bestand. Het gaat goed zolang het rustig is. In het hoogseizoen, als je het overzicht het hardst nodig hebt, gaat het mis.

Wat een goede verhuurplanning bijhoudt

Een verhuurplanning beantwoordt twee vragen. Wat moet er vandaag gebeuren? En hoeveel heb ik van elk product op een datum nog vrij? Voor die tweede vraag houdt de planning het volgende bij:

• alle boekingen, ongeacht of ze via telefoon, mail of website binnenkwamen;
• de hele huurperiode, inclusief de dagen van leveren en ophalen;
• offertes die nog niet zijn geaccepteerd;
• de tijd die je nodig hebt om een product klaar te maken voor de volgende klant;
• producten die in onderhoud of reparatie zijn;
• accessoires die altijd mee moeten, zoals een achterwand bij een photobooth.

Zo ziet dat er per product en per dag uit. Bij elke nieuwe aanvraag kijk je naar de dagen die het betreft en zie je meteen of het past.

Vijf afspraken die dubbele boekingen voorkomen

Software helpt, maar alleen als iedereen er op dezelfde manier mee werkt. Spreek daarom dit met elkaar af:

1. Elke boeking gaat in hetzelfde systeem. Ook de klant die je op een feestje spreekt en de vaste klant die alleen een appje stuurt.
2. Niets toezeggen zonder te kijken. “Dat lukt wel” aan de telefoon is de snelste weg naar een dubbele boeking.
3. Offertes krijgen een vervaldatum. Dan staan producten niet weken vast voor een klant die al lang ergens anders heeft geboekt.
4. Reken tijd tussen twee verhuren. Voor schoonmaken, drogen of controleren. Een tent die maandag nat terugkomt, kan dinsdag niet weer weg.
5. Begin de dag met de planning. Kijk elke ochtend wat er weggaat en terugkomt. Dan zie je een fout op tijd om hem op te lossen.

Zo werkt het in Offsys

Offsys rekent per product en per dag uit wat je nog vrij hebt. Dat geldt voor boekingen, voor openstaande offertes en voor wat klanten via de boekingsmodule op je website reserveren. Zet je een product op een offerte, dan zie je bij elke regel of er genoeg is.

Per product stel je een voorbereidingstijd en een nazorgtijd in. Komt een boeking alleen in die marge in de knel, dan kleurt de regel oranje en beslis je zelf of het lukt. Wordt een product echt op hetzelfde moment twee keer geclaimd, dan kleurt hij rood.

Moet iets in onderhoud, dan haal je het met een blokkade tijdelijk uit de verhuur. Accessoires koppel je aan het hoofdproduct, zodat ze automatisch meegaan. Verschuift een klant zijn datum, dan schuift de reservering mee. Je hoeft nergens met de hand iets aan te passen.

In de planning zie je per dag wat er geleverd, afgehaald en teruggebracht wordt, met de klant en de plaats erbij. In de kalender staan ook de offertes en aanvragen die nog niet zijn bevestigd. Je collega's kijken naar dezelfde stand. Wil je de planning in je eigen agenda, dan koppel je die via iCal.